Ein Zugticket buchen, Hotelkosten vorstrecken, einen Beleg scannen, die Buchhaltung für eine Rückerstattung nachverfolgen: Das Management von Geschäftsreisen bleibt in vielen Unternehmen eine Abfolge von manuellen Aufgaben, die über mehrere Tools verteilt sind. Eine spezialisierte Plattform ermöglicht es, diese Schritte zu bündeln, aber ihr wahrer Nutzen geht über die einfache zentrale Buchung hinaus.
Gesetzliche Verpflichtungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen: Was die Plattform abdecken muss
Bevor wir über Funktionen sprechen, muss man verstehen, was ein Unternehmen gesetzlich verwalten muss, wenn ein Mitarbeiter reist. Dieser Rahmen beeinflusst die Wahl des Tools.
In Frankreich müssen Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern an einem Standort die Mobilität in den jährlichen Pflichtverhandlungen ansprechen. Bei fehlendem Einvernehmen kann ein Arbeitgebermobilitätsplan erforderlich sein, gemäß den Artikeln L. 2242-17 des Arbeitsgesetzbuchs und L. 1214-8-2 des Transportgesetzbuchs. Dieser Plan verpflichtet dazu, die Pendel- und Dienstreisen zu analysieren, ein Aktionsprogramm, eine Finanzierung und einen Zeitplan für die Nachverfolgung zu definieren.
Ein weiterer oft vernachlässigter Punkt: Die Reisezeit zwischen zwei Arbeitsorten zählt als effektive Arbeitszeit. Wenn eine Reise vom Wohnort die übliche Strecke überschreitet, muss der Mitarbeiter eine finanzielle oder Freizeitvergütung erhalten. Eine Plattform, die Pendelstrecken, intersite Fahrten und Dienstreisen nicht unterscheidet, lässt eine blinde Stelle in der HR-Nachverfolgung.
Unternehmen, die die Buchung und Nachverfolgung der Reisezeiten auf der Website Veritaxis für Unternehmen zentralisieren, können diese Unterscheidung automatisieren und die Lohnabrechnung erleichtern.
Integrierte Reisepolitik auf der Plattform: Über das Ausgabenlimit hinaus
Die meisten Artikel zu diesem Thema präsentieren die Reisepolitik als ein PDF-Dokument, das der Mitarbeiter vor der Buchung einsehen kann. In der Praxis funktioniert dieser Ansatz nicht. Der Mitarbeiter vergisst das Limit, bucht außerhalb des Rahmens, und die Korrektur erfolgt nachträglich.
Eine nützliche Plattform wendet die Reisepolitik zum Zeitpunkt der Buchung an, nicht danach. Konkret bedeutet das, dass das Tool automatisch eine Hotelbuchung blockiert oder meldet, die das interne Limit überschreitet, oder eine alternative Zugverbindung vorschlägt, wenn die Strecke kompatibel ist.
Was die Reisepolitik im Tool einstellen sollte
- Die Limits nach Ausgabenkategorie (Unterkunft, Transport, Verpflegung) und nach Stadt oder geografischem Gebiet, da ein gleicher Betrag in Paris und Limoges nicht den gleichen Wert hat
- Die unterschiedlichen Genehmigungswege je nach Grund der Reise, Entfernung oder Gesamtkosten der Reise
- Die Regeln für die Frist der Vorausbuchung, um ermäßigte Tarife für Zug oder Flugzeug zu fördern, ohne den Prozess zu verkrampfen
- Die Verwaltung des nachhaltigen Mobilitätspakets, wenn der Mitarbeiter für bestimmte Strecken Fahrgemeinschaften oder Fahrräder wählt
Ein Tool, das diese Parameter integriert, reduziert die Anzahl der Spesenabrechnungen außerhalb der Politik und eliminieren die Hin- und Herkommunikation zwischen dem Mitarbeiter und dem Manager.
Sicherheit der reisenden Mitarbeiter: Ein unterschätzter Aspekt
Haben Sie schon einmal überprüft, ob Ihr Unternehmen das Risiko, das mit den neuen Transportmitteln für Mitarbeiter verbunden ist, angemessen abdeckt? Diese Frage stellt sich ernsthaft mit der multimodalen Mobilität.
Wenn ein Unternehmen elektrische Roller für Geschäftsreisen zur Verfügung stellt, muss es das Risiko in seinem Dokument zur Risikobewertung (DUERP) bewerten. Das DUERP muss aktualisiert werden, sobald ein neues Transportmittel den Mitarbeitern angeboten wird, auch wenn es nur vorübergehend ist.
Eine Plattform zur Verwaltung von Geschäftsreisen kann helfen, diese Informationen zu zentralisieren. Wenn das Tool aufzeichnet, welches Transportmittel für jede Mission verwendet wurde, hat der Sicherheitsbeauftragte eine faktische Grundlage, um wiederkehrende Risiken zu identifizieren.
Die Transportdaten mit den Verpflichtungen des Arbeitgebers verknüpfen
Die Reisendaten interessieren nicht nur die Buchhaltung. Sie speisen auch den Arbeitgebermobilitätsplan, die Nachverfolgung des beruflichen Straßenverkehrsrisikos und das CSR-Reporting. Die Zentralisierung der Reisendaten dient mindestens drei Abteilungen: Finanzen, Personalwesen und Risikoprävention.
Wenn diese Informationen zwischen einer Excel-Tabelle, einem E-Mail-Postfach und einer Buchhaltungssoftware verstreut sind, hat keine dieser drei Abteilungen eine zuverlässige Sicht.
Kriterien für die Auswahl einer Plattform zur Verwaltung von Geschäftsreisen
Der Markt bietet sehr unterschiedliche Lösungen an. Einige decken die gesamte Reise-Kette ab, von der Buchung bis zum Reporting. Andere konzentrieren sich auf einen Teilbereich, wie die Verwaltung von Spesenabrechnungen oder die Hotelbuchung.
Das erste Kriterium ist nicht die funktionale Vielfalt, sondern die Kompatibilität mit Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihrem HR-Management-System. Ein leistungsfähiges Tool, das die Daten in einem anderen System erneut eingeben lässt, hebt einen Teil des Zeitgewinns wieder auf.
Zweites Kriterium: Die geografische Abdeckung des Reiseinhalts. Wenn Ihre Mitarbeiter hauptsächlich in Frankreich reisen, ist eine Plattform, die mit dem nationalen Schienennetz und den lokalen VTC-Unternehmen verbunden ist, relevanter als ein Tool, das für internationale Flüge gedacht ist.
Drittes Kriterium, oft vergessen: Die Fähigkeit des Tools, die spezifischen französischen Verpflichtungen zu verwalten. Die URSSAF-Tabelle für Kilometerpauschalen, das nachhaltige Mobilitätspaket, die Unterscheidung zwischen den Arten von Fahrten für die Lohnabrechnung sind Parameter, die von Lösungen, die für den angloamerikanischen Markt konzipiert sind, nicht nativ verwaltet werden.
Ein Tool, das an den französischen Rahmen angepasst ist, vermeidet manuelle Anpassungen am Monatsende. Bei einem Volumen von mehreren Dutzend Reisen pro Monat misst sich der Unterschied in Stunden an eingesparter administrativer Arbeitszeit für das Buchhaltungsteam und für die Mitarbeiter selbst.
Der letzte Punkt, den es vor einer Verpflichtung zu überprüfen gilt, ist das Preismodell. Einige Plattformen berechnen pro Transaktion, andere pro aktivem Benutzer. Die tatsächlichen Kosten hängen vom Reisevolumen und dem Anteil der tatsächlich über das Tool vorgenommenen Buchungen ab, was zurück zur Frage der Akzeptanz durch die Teams führt.
