Een trein reserveren, hotelkosten voorschieten, een bewijs scannen, de boekhouding herinneren voor een terugbetaling: het beheer van zakelijke reizen blijft in veel bedrijven een reeks handmatige taken verspreid over verschillende tools. Een gespecialiseerde platform maakt het mogelijk om deze stappen te groeperen, maar de echte meerwaarde gaat verder dan alleen de centrale reservering.
Wettelijke verplichtingen met betrekking tot zakelijke reizen: wat het platform moet dekken
Voordat we het over functionaliteiten hebben, is het belangrijk te begrijpen wat een bedrijf wettelijk moet beheren wanneer een werknemer reist. Dit kader bepaalt de keuze van de tool.
In Frankrijk moeten bedrijven met minstens 50 werknemers op dezelfde locatie mobiliteit behandelen in de jaarlijkse verplichte onderhandelingen. Bij gebrek aan een overeenkomst kan een werkgeversmobiliteitsplan vereist zijn, conform de artikelen L. 2242-17 van de Arbeidswet en L. 1214-8-2 van de Transportwet. Dit plan verplicht tot het analyseren van woon-werkverkeer en zakelijke reizen, het definiëren van een actieprogramma, financiering en een opvolgingsschema.
Een ander vaak verwaarloosd punt: de reistijd tussen twee werkplekken telt als effectieve arbeidstijd. Wanneer een reis vanuit de woning de gebruikelijke reistijd overschrijdt, moet de werknemer een financiële compensatie of rust krijgen. Een platform dat geen onderscheid maakt tussen woon-werkverkeer, inter-site reizen en zakelijke opdrachten laat een blinde vlek in de HR-opvolging.
Bedrijven die reserveringen en het volgen van reistijden centraliseren op de Veritaxis-website voor bedrijven kunnen dit onderscheid automatiseren en het werk van de loonadministratie vergemakkelijken.
Integratie van het reisbeleid in het platform: voorbij de uitgavenplafonds
De meeste artikelen over dit onderwerp presenteren het reisbeleid als een PDF-document dat de medewerker raadpleegt voordat hij boekt. In de praktijk werkt deze aanpak niet. De werknemer vergeet het plafond, boekt buiten het kader, en de correctie vindt achteraf plaats.
Een nuttig platform past het reisbeleid toe op het moment van de reservering, niet erna. Concreet betekent dit dat de tool automatisch een hotelreservering blokkeert of signaleert die het interne tarief overschrijdt, of een treinalternatief voorstelt wanneer de reis compatibel is.
Wat het reisbeleid zou moeten instellen in de tool
- De plafonds per uitgavencategorie (accommodatie, transport, maaltijden) en per stad of geografisch gebied, omdat eenzelfde bedrag niet dezelfde waarde heeft in Parijs en Limoges
- De goedkeuringscircuits afhankelijk van de reden van de reis, de afstand of het totale bedrag van de reis
- De regels voor de termijn voor vroegboeken, om kortingen op trein- of vliegtickets aan te moedigen zonder het proces te verstijven
- Het beheer van het duurzame mobiliteitstarief wanneer de medewerker kiest voor carpoolen of fietsen op bepaalde trajecten
Een tool die deze parameters integreert, vermindert het aantal onterecht ingediende onkosten en verwijdert de heen-en-weer communicatie tussen de medewerker en de manager.
Veiligheid van medewerkers tijdens reizen: een onderschat aspect
Heeft u al gecontroleerd of uw bedrijf het risico van de nieuwe vervoerswijzen die aan werknemers ter beschikking worden gesteld, goed dekt? De vraag is serieus met multimodale mobiliteit.
Wanneer een bedrijf elektrische scooters ter beschikking stelt voor zakelijke reizen, moet het het risico evalueren in zijn Enkel Risico Evaluatie Document (DUERP). De DUERP moet worden bijgewerkt zodra een nieuw vervoersmiddel aan de werknemers wordt aangeboden, zelfs tijdelijk.
Een platform voor het beheer van zakelijke reizen kan helpen deze informatie te centraliseren. Als de tool registreert welk vervoersmiddel voor elke missie is gebruikt, heeft de veiligheidsverantwoordelijke een feitelijke basis om terugkerende risico’s te identificeren.
Verbind de vervoersgegevens met de verplichtingen van de werkgever
De gegevens over reizen zijn niet alleen van belang voor de boekhouding. Ze voeden ook het werkgeversmobiliteitsplan, de opvolging van het beroepsverkeersrisico en de CSR-rapportage. Het centraliseren van de reisgegevens dient minstens drie diensten: financiën, human resources en risicopreventie.
Wanneer deze informatie verspreid is over een Excel-spreadsheet, een e-mailbox en een boekhoudsoftware, heeft geen van deze drie diensten een betrouwbare visie.
Criteria voor het kiezen van een platform voor het beheer van zakelijke reizen
De markt biedt zeer verschillende oplossingen. Sommige dekken de hele reiscyclus, van reservering tot rapportage. Andere concentreren zich op één schakel, zoals het beheer van onkosten of hotelreserveringen.
Het eerste criterium is niet de functionele rijkdom, maar de compatibiliteit met uw boekhoudsoftware en uw HRIS. Een goed presterende tool die vereist dat gegevens in een ander systeem opnieuw worden ingevoerd, annuleert een deel van de tijdswinst.
Tweede criterium: de geografische dekking van de reisinhoud. Als uw medewerkers voornamelijk in Frankrijk reizen, is een platform dat is verbonden met het nationale spoorwegnet en lokale VTC-bedrijven relevanter dan een tool die is ontworpen voor internationale vluchten.
Derde criterium, vaak vergeten: de capaciteit van de tool om de specifieke Franse verplichtingen te beheren. Het URSSAF-tarief voor kilometervergoedingen, het duurzame mobiliteitstarief, het onderscheid tussen de soorten reizen voor de loonadministratie, dit zijn parameters die oplossingen die zijn ontworpen voor de Engelstalige markt niet van nature beheren.
Een tool die is aangepast aan het Franse kader voorkomt handmatige aanpassingen aan het einde van de maand. Bij een volume van meerdere tientallen reizen per maand, meet het verschil zich in uren bespaarde administratieve arbeid voor het boekhoudingsteam en voor de medewerkers zelf.
Het laatste punt om te controleren voordat u zich verbindt, is het prijsmodel. Sommige platforms rekenen per transactie, andere per actieve gebruiker. De werkelijke kosten hangen af van het volume van de reizen en de verhouding van de reserveringen die daadwerkelijk via de tool zijn gedaan, wat terugbrengt naar de vraag van de adoptie door de teams.
