Reservar um trem, adiantar despesas de hotel, escanear um comprovante, cobrar a contabilidade por um reembolso: a gestão de deslocamentos profissionais continua, em muitas empresas, sendo uma sucessão de tarefas manuais dispersas entre várias ferramentas. Uma plataforma especializada permite agrupar essas etapas, mas seu verdadeiro interesse vai além da simples reserva centralizada.
Obrigações legais relacionadas aos deslocamentos profissionais: o que a plataforma deve cobrir
Antes de falar sobre funcionalidades, é preciso entender o que uma empresa deve gerenciar legalmente quando um funcionário se desloca. Esse quadro condiciona a escolha da ferramenta.
No Brasil, as empresas com pelo menos 50 funcionários em um mesmo local devem abordar a mobilidade nas negociações anuais obrigatórias. Na falta de acordo, um plano de mobilidade do empregador pode ser exigido, conforme os artigos L. 2242-17 do Código do Trabalho e L. 1214-8-2 do Código dos Transportes. Esse plano impõe a análise dos deslocamentos casa-trabalho e profissionais, a definição de um programa de ações, um financiamento e um cronograma de acompanhamento.
Outro ponto frequentemente negligenciado: o tempo de trajeto entre dois locais de trabalho constitui tempo de trabalho efetivo. Quando um deslocamento da residência ultrapassa o trajeto habitual, o funcionário deve receber uma compensação financeira ou em folga. Uma plataforma que não distingue os trajetos casa-trabalho, os trajetos intersites e as missões profissionais deixa uma lacuna no acompanhamento de RH.
As empresas que centralizam a reserva e o acompanhamento dos tempos de trajeto no site Veritaxis para empresas podem automatizar essa distinção e facilitar o trabalho da folha de pagamento.
Política de deslocamento integrada à plataforma: além do teto de despesas
A maioria dos artigos sobre o assunto apresenta a política de viagem como um documento PDF que o colaborador consulta antes de reservar. Na prática, essa abordagem não funciona. O funcionário esquece o teto, reserva fora do quadro, e a correção ocorre depois.
Uma plataforma útil aplica a política de deslocamento no momento da reserva, não depois. Concretamente, isso significa que a ferramenta bloqueia ou sinaliza automaticamente uma reserva de hotel que ultrapassa a tabela interna, ou propõe uma alternativa ferroviária quando o trajeto é compatível.
O que a política de viagem deve configurar na ferramenta
- Os tetos por categoria de despesa (hospedagem, transporte, alimentação) e por cidade ou área geográfica, pois um mesmo valor não tem o mesmo peso em Paris e em Limoges
- Os circuitos de aprovação diferenciados conforme o motivo do deslocamento, a distância ou o valor total da viagem
- As regras de prazo de reserva antecipada, para incentivar tarifas reduzidas no trem ou no avião sem rigidificar o processo
- A gestão do pacote de mobilidades sustentáveis quando o colaborador opta por carona ou bicicleta em certos trajetos
Uma ferramenta que integra esses parâmetros reduz o número de notas de despesas fora da política e elimina os idas e vindas entre o colaborador e o gestor.
Segurança dos colaboradores em deslocamento: um ângulo subestimado
Você já verificou se sua empresa cobre corretamente o risco relacionado aos novos modos de transporte disponibilizados aos funcionários? A questão se torna séria com a mobilidade multimodal.
Quando uma empresa disponibiliza patinetes elétricos para deslocamentos profissionais, ela deve avaliar o risco em seu Documento Único de Avaliação de Riscos Profissionais (DUARP). O DUARP deve ser atualizado assim que um novo modo de transporte é oferecido aos funcionários, mesmo que pontualmente.
Uma plataforma de gestão de deslocamentos profissionais pode ajudar a centralizar essa informação. Se a ferramenta registra qual modo de transporte foi utilizado para cada missão, o responsável pela segurança dispõe de uma base factual para identificar os riscos recorrentes.
Relacionar os dados de transporte às obrigações do empregador
Os dados de deslocamento não interessam apenas à contabilidade. Eles também alimentam o plano de mobilidade do empregador, o acompanhamento do risco rodoviário profissional e o relatório de RSE. Centralizar os dados de deslocamento serve a pelo menos três serviços: finanças, recursos humanos e prevenção de riscos.
Quando essas informações estão dispersas entre uma planilha Excel, uma caixa de e-mail e um software contábil, nenhum desses três serviços possui uma visão confiável.
Criterios de escolha de uma plataforma de gestão de viagens de negócios
O mercado oferece soluções muito diferentes. Algumas cobrem toda a cadeia da viagem, da reserva ao relatório. Outras se concentram em um elo, como a gestão de notas de despesas ou a reserva de hotel.
O primeiro critério não é a riqueza funcional, mas a compatibilidade com seu software de contabilidade e seu SIRH. Uma ferramenta eficiente que obriga a reintroduzir os dados em outro sistema anula parte do ganho de tempo.
Segundo critério: a cobertura geográfica do conteúdo da viagem. Se seus colaboradores se deslocam principalmente no Brasil, uma plataforma conectada à rede ferroviária nacional e às empresas de VTC locais será mais pertinente do que uma ferramenta pensada para voos internacionais.
Terceiro critério, frequentemente esquecido: a capacidade da ferramenta de gerenciar as obrigações específicas brasileiras. A tabela URSSAF das despesas quilométricas, o pacote de mobilidades sustentáveis, a distinção entre os tipos de trajetos para a folha de pagamento, são parâmetros que as soluções projetadas para o mercado anglo-saxão não gerenciam nativamente.
Uma ferramenta adaptada ao quadro brasileiro evita ajustes manuais no final do mês. Em um volume de várias dezenas de deslocamentos mensais, a diferença se mede em horas de trabalho administrativo economizadas para a equipe contábil e para os próprios colaboradores.
O último ponto a verificar antes de se comprometer é o modelo tarifário. Algumas plataformas cobram por transação, outras por usuário ativo. O custo real depende do volume de deslocamentos e da proporção de reservas efetivamente realizadas através da ferramenta, o que nos leva à questão da adoção pelas equipes.
