Prenotare un treno, anticipare le spese per l’hotel, scansionare un giustificativo, sollecitare la contabilità per un rimborso: la gestione dei viaggi di lavoro rimane, in molte aziende, una successione di compiti manuali dispersi tra diversi strumenti. Una piattaforma specializzata consente di raggruppare queste fasi, ma il suo vero interesse va oltre la semplice prenotazione centralizzata.
Obblighi legali legati ai viaggi di lavoro: cosa deve coprire la piattaforma
Prima di parlare di funzionalità, è necessario comprendere cosa un’azienda deve gestire legalmente quando un dipendente si sposta. Questo quadro condiziona la scelta dello strumento.
In Francia, le aziende con almeno 50 dipendenti nello stesso sito devono affrontare la mobilità nelle negoziazioni annuali obbligatorie. In assenza di un accordo, può essere richiesto un piano di mobilità del datore di lavoro, ai sensi degli articoli L. 2242-17 del Codice del lavoro e L. 1214-8-2 del Codice dei trasporti. Questo piano impone di analizzare gli spostamenti casa-lavoro e professionali, di definire un programma di azioni, un finanziamento e un calendario di monitoraggio.
Un altro punto spesso trascurato: il tempo di viaggio tra due luoghi di lavoro costituisce tempo di lavoro effettivo. Quando uno spostamento dalla residenza supera il tragitto abituale, il dipendente deve ricevere una compensazione finanziaria o in riposo. Una piattaforma che non distingue tra i tragitti casa-lavoro, i tragitti inter-siti e le missioni professionali lascia un angolo morto nel monitoraggio delle risorse umane.
Le aziende che centralizzano prenotazione e monitoraggio dei tempi di viaggio su il sito Veritaxis per le aziende possono automatizzare questa distinzione e facilitare il lavoro della busta paga.
Politica di viaggio integrata nella piattaforma: oltre il tetto di spesa
La maggior parte degli articoli sull’argomento presenta la politica di viaggio come un documento PDF che il collaboratore consulta prima di prenotare. In pratica, questo approccio non funziona. Il dipendente dimentica il tetto, prenota al di fuori del quadro, e la correzione avviene successivamente.
Una piattaforma utile applica la politica di viaggio al momento della prenotazione, non dopo. Concretamente, ciò significa che lo strumento blocca o segnala automaticamente una prenotazione alberghiera che supera il tariffario interno, o propone un’alternativa ferroviaria quando il viaggio è compatibile.
Cosa dovrebbe impostare la politica di viaggio nello strumento
- I tetti per categoria di spesa (alloggio, trasporto, ristorazione) e per città o area geografica, poiché la stessa somma non ha lo stesso valore a Parigi e a Limoges
- I circuiti di approvazione differenziati a seconda del motivo del viaggio, della distanza o dell’importo totale del viaggio
- Le regole di anticipo per la prenotazione, per incoraggiare le tariffe ridotte su treno o aereo senza irrigidire il processo
- La gestione del forfait per mobilità sostenibile quando il collaboratore opta per il carpooling o la bicicletta su alcuni tragitti
Uno strumento che integra questi parametri riduce il numero di note spese fuori politica e elimina i rimbalzi tra il collaboratore e il gestore.
Sicurezza dei collaboratori in viaggio: un aspetto sottovalutato
Hai mai verificato se la tua azienda copre correttamente il rischio legato ai nuovi mezzi di trasporto messi a disposizione dei dipendenti? La questione si pone seriamente con la mobilità multimodale.
Quando un’azienda mette a disposizione monopattini elettrici per viaggi di lavoro, deve valutare il rischio nel suo Documento unico di valutazione dei rischi professionali (DUERP). Il DUERP deve essere aggiornato non appena un nuovo mezzo di trasporto è proposto ai dipendenti, anche solo occasionalmente.
Una piattaforma di gestione dei viaggi di lavoro può aiutare a centralizzare queste informazioni. Se lo strumento registra quale mezzo di trasporto è stato utilizzato per ogni missione, il responsabile della sicurezza dispone di una base fattuale per identificare i rischi ricorrenti.
Collegare i dati di trasporto agli obblighi del datore di lavoro
I dati di viaggio non interessano solo la contabilità. Alimentano anche il piano di mobilità del datore di lavoro, il monitoraggio del rischio stradale professionale e il reporting RSE. Centralizzare i dati di viaggio serve almeno a tre servizi: finanza, risorse umane e prevenzione dei rischi.
Quando queste informazioni sono disperse tra un foglio Excel, una casella di posta e un software contabile, nessuno di questi tre servizi dispone di una visione affidabile.
Criteri di scelta di una piattaforma di gestione dei viaggi d’affari
Il mercato offre soluzioni molto diverse. Alcune coprono l’intera catena del viaggio, dalla prenotazione al reporting. Altre si concentrano su un anello, come la gestione delle note spese o la prenotazione alberghiera.
Il primo criterio non è la ricchezza funzionale, ma la compatibilità con il tuo software di contabilità e il tuo SIRH. Uno strumento performante che costringe a reinserire i dati in un altro sistema annulla parte del guadagno di tempo.
Secondo criterio: la copertura geografica del contenuto viaggio. Se i tuoi collaboratori si spostano principalmente in Francia, una piattaforma collegata alla rete ferroviaria nazionale e alle compagnie di VTC locali sarà più pertinente di uno strumento pensato per i voli internazionali.
Terzo criterio, spesso dimenticato: la capacità dello strumento di gestire gli obblighi specifici francesi. Il tariffario URSSAF delle spese chilometriche, il forfait per mobilità sostenibile, la distinzione tra i tipi di tragitti per la busta paga, sono parametri che le soluzioni progettate per il mercato anglosassone non gestiscono nativamente.
Uno strumento adatto al quadro francese evita aggiustamenti manuali a fine mese. Su un volume di diverse decine di spostamenti mensili, la differenza si misura in ore di lavoro amministrativo risparmiate per il team contabile e per i collaboratori stessi.
L’ultimo punto da verificare prima di impegnarsi rimane il modello tariffario. Alcune piattaforme addebitano per transazione, altre per utente attivo. Il costo reale dipende dal volume di spostamenti e dalla proporzione di prenotazioni effettivamente effettuate tramite lo strumento, il che riporta alla questione dell’adozione da parte dei team.
